Protezione dei dati personali nelle comunicazioni via email: un promemoria importante

Protezione dei dati personali nelle comunicazioni via email: un promemoria importante

Buongiorno,

oggi vi scriviamo per sottolineare un aspetto cruciale nella gestione quotidiana dei dati personali: le comunicazioni via email.

L’email è uno strumento di lavoro indispensabile, ma la sua gestione, se non condotta con la dovuta diligenza, può esporre a rischi significativi in termini di protezione dei dati personali.

Ed infatti, tantissime violazioni di dati personali avvengono proprio a causa di errati invii di email a soggetti non legittimati a riceverle.

Un primo elemento di fondamentale importanza da tener conto prima dell’invio di una email riguarda la corretta gestione dei destinatari.

La scelta del campo in cui inserire gli indirizzi email non è un dettaglio trascurabile:

• Campo “A”:Utilizzare quando l’email è indirizzata specificamente a uno o più destinatari e non sussistono ragioni per celare gli indirizzi email tra loro. In questo caso, tutti i destinatari potranno visualizzare gli indirizzi degli altri.
• Campo “CC” (Copia Carbone):Indicato quando più persone devono essere informate del contenuto dell’email e della lista completa dei destinatari. Anche in questo caso, la visibilità degli indirizzi email è totale.
• Campo “CCN” o “BCC” (Copia Carbone Nascosta):Questo campo è essenziale quando si invia la stessa email a un gruppo di destinatari che non si conoscono tra loro e si desidera proteggere la privacy dei loro indirizzi email. Inserendo gli indirizzi in “CCN”, nessun destinatario potrà vedere gli indirizzi degli altri.

Si raccomanda vivamente di utilizzare il campo CCN quando i destinatari sono esterni alla propria organizzazione e non hanno necessità di conoscere gli indirizzi email degli altri. Questo semplice accorgimento previene la divulgazione non necessaria di informazioni personali a terzi sconosciuti.

Laddove il numero di destinatari lo consenta, la soluzione più sicura in assoluto è quella di inviare email separate e personalizzate a ciascun individuo.

Un’altra area di potenziale rischio è rappresentata dalla gestione degli allegati alle email.

Occorre pertanto prestare massima attenzione ai file che si intendono condividere, poiché qualora contengano dati personali, un loro invio errato potrebbe configurarsi come una vera e propria violazione di dati personali (data breach).

Immaginiamo, ad esempio, un allegato contenente elenchi di nomi, indirizzi, numeri di telefono o indirizzi email dei dipendenti. L’invio di tale file a soggetti non autorizzati a riceverlo costituirebbe una divulgazione indebita di dati personali, la cui gravità verrebbe valutata in base alla quantità e alla tipologia di informazioni condivise.

Infine non dimentichiamoci mai che l’indirizzo di posta elettronica stesso è a tutti gli effetti un dato personale, equiparabile a un recapito telefonico o a un indirizzo di residenza. Attraverso un indirizzo email è possibile risalire, direttamente o indirettamente, all’identità del titolare della casella di posta.

Pertanto, anche se si è in possesso di un indirizzo email fornito direttamente dall’interessato, non si è automaticamente autorizzati alla sua libera divulgazione, a meno che non vi sia un consenso specifico o un’altra base giuridica che lo legittimi.

In conclusione, prima di inviare qualsiasi email, è sempre necessario verificare con estrema attenzione i destinatari inseriti nei campi “A”, “CC” e “CCN”, controllare scrupolosamente gli indirizzi email e accertarsi del contenuto degli eventuali allegati.

Queste semplici verifiche possono prevenire efficacemente violazioni di dati personali e garantire che le comunicazioni avvengano in modo sicuro e nel pieno rispetto della riservatezza e della protezione dei dati personali.

Per qualsiasi dubbio o necessità restiamo a vostra disposizione.

A presto.

 

Il Team Privacy di iSimply

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