Telecamere in prova sul luogo di lavoro: il collaudo è già trattamento di dati

In breve

Un impianto di videosorveglianza non resta fuori dalle regole perché è ancora in prova e, se le telecamere riprendono persone identificabili anche soltanto dal vivo per verificarne il funzionamento, c’è già un trattamento di dati personali. Prima del collaudo occorre quindi verificare la liceità del trattamento e predisporre un’informazione adeguata. Nei luoghi di lavoro, quando dall’impianto può derivare un controllo a distanza, la configurazione deve inoltre corrispondere all’accordo sindacale o all’autorizzazione e la valutazione d’impatto va completata prima dell’attivazione quando richiesta.

 

Il caso: dieci telecamere concordate, diciotto installate

L’Istituto nazionale di ricerca metrologica di Torino aveva progettato un sistema di videosorveglianza per proteggere muri e recinzioni della propria sede e l’accordo raggiunto con le organizzazioni sindacali descriveva dieci telecamere con le relative aree di ripresa. Durante l’installazione, però, i dispositivi sono diventati diciotto e sono cambiate sia la collocazione sia le porzioni di spazio inquadrate.

Secondo l’Istituto, l’integrazione serviva a garantire una copertura perimetrale continua e il sistema non era ancora entrato nell’esercizio ordinario. Nelle quattro attivazioni avvenute in giornate lavorative, per poche ore, le immagini furono soltanto visualizzate in diretta e non registrate, mentre le successive attivazioni notturne descritte nel provvedimento prevedevano la registrazione in caso di allarme e restano distinte dalle prove diurne qui rilevanti. La distinzione tra test tecnico ed esercizio, pur comprensibile sul piano operativo, non ha retto alla verifica giuridica.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha ritenuto che, durante le prove, le telecamere avessero comunque ripreso dipendenti e altre persone presenti nella sede, dando così avvio al trattamento di dati personali. La configurazione era diversa da quella concordata e l’attivazione era avvenuta senza una specifica informativa ai lavoratori e senza una valutazione d’impatto preventiva. Il provvedimento del 3 settembre 2026, reso noto nella newsletter del 30 settembre, ha quindi dichiarato illecito il trattamento e applicato una sanzione di 10.000 euro.

 

Il punto che cambia la gestione del progetto

Il caso rende visibile un passaggio che nei progetti tecnologici viene spesso considerato neutro, quello che precede l’avvio ufficiale. Installatori e uffici tecnici parlano di configurazione, taratura, collaudo o prova, ma per la disciplina sulla protezione dei dati conta ciò che il sistema fa e non l’etichetta attribuita alla fase.

Se una telecamera acquisisce e mostra in diretta l’immagine di una persona riconoscibile, è già in corso un trattamento di dati personali e il fatto che le immagini non siano salvate, pur riducendo alcuni rischi e incidendo sulla gravità, non rende inesistente il trattamento. Anche una prova breve deve quindi poggiare su condizioni di liceità coerenti con il contesto lavorativo e rispettare trasparenza, necessità e proporzionalità.

Questo vale anche quando il progetto nasce per una finalità legittima, come la sicurezza del perimetro, perché una finalità ammissibile non autorizza a modificare liberamente numero, posizione e angolo di ripresa dei dispositivi. Quando la configurazione effettiva può incidere sul controllo a distanza dei lavoratori, la distanza tra planimetria approvata e impianto installato non è una semplice variante tecnica, perché può cambiare il trattamento e far venir meno il presupposto sul quale era stato raggiunto l’accordo o ottenuta l’autorizzazione.

 

L’accordo sindacale non copre qualunque variante

La disciplina italiana ammette gli strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza dei lavoratori soltanto per finalità determinate, tra cui esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale. Quando ricorrono queste condizioni, è richiesto un previo accordo con le rappresentanze sindacali oppure, se l’accordo non viene raggiunto, l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Nel caso esaminato dal Garante, un accordo esisteva ma l’impianto provato non coincideva con quello rappresentato alle organizzazioni sindacali, dato che erano state aggiunte otto telecamere e modificate le aree riprese, superando il perimetro condiviso. In termini pratici, l’accordo non è una copertura generale per il progetto videosorveglianza, ma riguarda una configurazione e condizioni d’uso concrete.

Per questo, se durante il cantiere l’installatore propone un nuovo punto di ripresa, un dispositivo aggiuntivo o un’inquadratura più ampia, la gestione delle varianti deve prevedere una soglia di arresto che sospenda l’attivazione fino alla verifica dell’impatto da parte di chi segue lavoro, privacy e sicurezza. Nei Comuni la verifica dovrebbe coinvolgere, secondo l’organizzazione concreta, l’ufficio personale, il referente tecnico del contratto e il responsabile della protezione dei dati per i compiti di consulenza e sorveglianza. La polizia locale entra invece nel processo soltanto se ha effettive competenze nella gestione o nell’utilizzo dell’impianto.

 

L’informativa deve precedere i test e la valutazione d’impatto va svolta quando richiesta

L’Istituto aveva rinviato l’informativa in attesa di definire con la rappresentanza sindacale gli aspetti tecnici, ma nel frattempo aveva acceso il sistema. La documentazione era quindi ancora in preparazione quando il trattamento era già cominciato.

L’informativa ai lavoratori non coincide con il cartello sintetico rivolto a chi entra nell’area videosorvegliata, ma deve spiegare con un linguaggio comprensibile le caratteristiche essenziali del trattamento che può riguardare il personale. Se il test precede l’informazione, le persone vengono riprese senza sapere che il sistema è attivo e senza poter conoscere finalità, modalità e tutele applicabili.

Nel caso esaminato, neppure la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati poteva essere rinviata a dopo la prima accensione. Il Garante ha richiamato il proprio elenco dei trattamenti soggetti a valutazione preventiva, che comprende l’uso di tecnologie nel rapporto di lavoro quando da esse può derivare un controllo a distanza. La valutazione serve prima che il rischio si materializzi e deve descrivere la configurazione reale, verificare alternative meno invasive e definire misure tecniche e organizzative adeguate.

Questo non significa che ogni telecamera, in qualunque contesto, imponga automaticamente lo stesso percorso, ma che un impianto capace di riprendere lavoratori e inserito in un’organizzazione pubblica o privata non può arrivare al collaudo lasciando aperte le verifiche essenziali. La natura pubblica del titolare non crea un’esenzione e il provvedimento riguarda infatti un ente pubblico di ricerca.

 

Che cosa devono fare Comuni e imprese prima di accendere

La conseguenza operativa è cambiare l’ordine delle attività, non aggiungere un documento alla fine del progetto. Prima di autorizzare una prova con persone presenti occorre confrontare la planimetria installata con quella approvata, verificare le aree effettivamente visibili e stabilire chi potrà accedere alla visualizzazione in diretta. Se il sistema si discosta dall’accordo sindacale o dall’autorizzazione, bisogna sospendere l’attivazione e riallineare il presupposto lavoristico.

Nello stesso momento vanno completate l’informativa, la segnaletica, la valutazione d’impatto quando richiesta e le istruzioni per chi effettua il test. Il verbale di collaudo dovrebbe registrare data, durata, dispositivi attivati, assenza o presenza della registrazione, operatori coinvolti ed eventuali anomalie. Il fornitore deve inoltre ricevere indicazioni chiare, perché l’esigenza tecnica di provare l’impianto non gli attribuisce autonomia sulle riprese né consente di anticipare decisioni che spettano al titolare.

Per un Comune il controllo deve estendersi ai diversi usi dell’infrastruttura, perché una telecamera collocata per la sicurezza di un edificio può riprendere dipendenti, utenti e fornitori e una postazione pensata per il perimetro può inquadrare ingressi, aree di pausa o percorsi abituali del personale. Prima del test va quindi ricostruito il trattamento dal punto di vista di tutte le persone coinvolte, non soltanto dalla prospettiva della sicurezza urbana o patrimoniale.

 

Una sanzione contenuta, un principio netto

Il Garante ha qualificato la gravità della violazione come bassa e ha considerato la durata limitata delle prove, l’assenza di dati particolari e il carattere colposo della condotta. Questi elementi, insieme alla collaborazione, all’assenza di precedenti pertinenti e alle caratteristiche dell’ente, hanno contribuito alla determinazione della sanzione in 10.000 euro senza ridurre la portata del principio affermato.

La fase di test non è una zona franca e, dal primo momento in cui il sistema rende visibili persone identificabili, il progetto deve essere coerente con ciò che è stato autorizzato e con le garanzie già predisposte. Prima del collaudo, quindi, non basta chiedersi se le telecamere funzionino, ma occorre verificare se possano essere attivate, in quella configurazione e in quel momento, senza violare le garanzie applicabili nel luogo di lavoro.

Fonti ufficiali

• Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento n. 620 del 3 settembre 2026, doc. web n. 10297167: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10297167
• Garante per la protezione dei dati personali, Newsletter n. 552 del 30 settembre 2026, doc. web n. 10300466: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10300466

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