Come gestire le ditte di pulizia che hanno accesso ai locali del Titolare

Come gestire le ditte di pulizia che hanno accesso ai locali del Titolare

Buongiorno,

oggi vi scriviamo per ribadire che spetta al Titolare del trattamento gestire i dati personali nel rispetto dei principi di integrità e riservatezza.
Per questi motivi non deve essere sottovalutato il rapporto di collaborazione con aziende fornitrici di servizi come le imprese di pulizia che per lo svolgimento di dette attività hanno accesso ai locali e agli uffici dove si trovano i dati personali.
Naturalmente non è generalmente appropriato designare un’azienda di pulizie come responsabile esterno del trattamento dei dati personali. Questo perché il servizio di pulizia, nella sua essenza, non implica una gestione strutturata di dati personali per vostro conto.
Tuttavia, è importante riconoscere che il personale dell’azienda di pulizie potrebbe occasionalmente trovarsi nella condizione di accedere a documenti contenenti dati personali, ad esempio come quelli gettati nei cestini.
Proprio per gestire in modo adeguato questa eventualità e garantire la protezione dei dati personali, suggeriamo di inserire una specifica clausola contrattuale nell’accordo con l’azienda di pulizie. Questa clausola avrebbe lo scopo di regolamentare le modalità con cui il personale deve operare in presenza di potenziali dati personali.
Le proponiamo un esempio di clausola che potrebbe utilizzare:
“In ottemperanza al Regolamento UE 2016/679, è [l’azienda di pulizie] e le persone che, nell’ambito delle attività di pulizia, potrebbero accedere occasionalmente ai dati personali, dovranno limitarsi esclusivamente alla gestione della pulizia dei locali, seguendo le seguenti modalità: Il materiale cartaceo destinato allo smaltimento dei rifiuti dovrà essere trattato con la massima attenzione. Gli atti e i documenti dovranno essere riposti con cura negli appositi sacchi di plastica, che dovranno essere chiusi in modo sicuro, garantendo che il contenuto non possa fuoriuscire, nemmeno accidentalmente.”
L’inserimento di una clausola di questo tipo rappresenta una misura di sicurezza aggiuntiva, volta a sensibilizzare il fornitore sull’importanza della riservatezza e a definire comportamenti corretti in caso di contatto fortuito con dati personali.

Per qualsiasi dubbio o necessità restiamo a vostra disposizione.
A presto.

Il Team Privacy di iSimply