linee guida questionario AgiD

Le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi devono compilare entro il 31 dicembre 2025 il questionario AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

La rilevazione rientra nel monitoraggio sull’attuazione delle Linee guida AgID sulla gestione documentale e consente di fotografare lo stato di conformità degli enti rispetto al documento informatico.

AgID utilizzerà i risultati del questionario per individuare criticità, fabbisogni e ostacoli applicativi e programmare azioni di supporto mirate verso la PA e i gestori di pubblici servizi.

Chi deve compilare il questionario AgID sulla gestione documentale

L’adempimento riguarda i soggetti individuati dall’art. 2, comma 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), accreditati nell’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi – IPA.
A titolo esemplificativo sono tenuti a partecipare:

tutte le Pubbliche Amministrazioni, incluse amministrazioni centrali, regionali e locali, enti pubblici, scuole, università, amministrazioni del SSN, camere di commercio, autorità indipendenti;
i gestori di pubblici servizi;
le società a controllo pubblico che rientrano nell’ambito applicativo del CAD.

Per questi soggetti il questionario AgID sulla gestione documentale rappresenta un adempimento diretto collegato alle Linee guida sui documenti informatici.

Cosa rileva il questionario: formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

L’obiettivo del questionario AgID è misurare il livello di attuazione delle principali prescrizioni delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
In particolare, la rilevazione verifica la presenza di alcuni presìdi chiave di governance documentale:

adozione e pubblicazione del manuale di gestione documentale;
nomina del Responsabile della gestione documentale per ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO);
nomina del Coordinatore della gestione documentale in presenza di più AOO;
pubblicazione delle informazioni obbligatorie nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale.

Si tratta di elementi fondamentali per dimostrare la conformità dell’ente alle Linee guida AgID sui documenti informatici e, più in generale, alla disciplina sulla gestione documentale nella PA.

Il collegamento con il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024–2026

Il monitoraggio tramite questionario rientra nell’aggiornamento 2026 del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2024–2026.
In questo contesto la corretta gestione documentale e la piena attuazione delle regole sul documento informatico sono considerati fattori strategici per:

garantire tracciabilità e affidabilità dei procedimenti digitali;
assicurare trasparenza e corretta conservazione dei documenti;
ridurre rischi di non conformità in caso di controlli o ispezioni.

La compilazione del questionario AgID gestione documentale PA diventa quindi anche uno strumento di autovalutazione per gli enti, utile per pianificare interventi organizzativi e tecnologici.

Perché il questionario AgID è importante per gli enti

Per le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi, la rilevazione non è un mero adempimento formale.
Attraverso il questionario AgID potrà:

verificare il livello di conformità degli enti alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
individuare eventuali criticità organizzative o tecnologiche nella gestione documentale;
definire azioni di supporto, incluse iniziative formative e strumenti di accompagnamento;
valorizzare le esperienze positive in tema di documenti informatici e gestione documentale nella PA.

Per gli enti, la compilazione del questionario è un’occasione per: